領収書ってペーパーレスにできるの？この記事では、その疑問に対して丁寧に解説します。また、ペーパーレス化の具体的な方法を紹介します。

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はじめに

紙の領収書のやり取りに、手間や不便さを感じていませんか？印刷したり、保管したり、後から探すのも一苦労。特に清掃業や電気工事業、剪定業、造園業など、出張訪問型サービスを提供している事業者は、現場対応中に紙の領収書を書いたり、事前に準備することが手間に感じやすいです。こうした課題を解決する方法として注目されているのが領収書のペーパーレス化です。

領収書ってペーパーレスにできるの？

電子帳簿保存法と一定の要件

結論から言えば、領収書のペーパーレス化は可能です。日本では電子帳簿保存法という法律に基づき、一定の要件を満たせば紙の代わりに電子データで領収書を発行・保存できます。あるいは紙の領収書をスキャンしてデータとして保存することも一定の要件が満たせれば可能です。これは国税庁も認めている方法であり、法的にも安心です。要件に関しては後の「領収書のペーパーレス化の具体的な方法」で解説します。

3種類の電子帳簿制度

日本では、国税庁が定める電子帳簿保存法により、帳簿や書類のデジタル保存が認められています。この制度は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分類されます。いずれも一定の要件を満たせば紙保存が不要になり、業務の効率化やペーパーレス化が進みます。また、種類ごとにその要件が異なっているため、注意が必要です。後ほど、解説します。

領収書のペーパーレス化のメリット

印刷コスト・保管スペースの削減

ペーパーレス化の第一のメリットはコスト削減です。印刷用紙やインク、コピー代、ファイルなどの購入費が不要になります。また、紙の書類を棚や書庫で保管するスペースも必要なくなり、倉庫の一部を作業スペースに転用することが出来ます。

紛失防止・データでの安全な保存

紙の領収書は水濡れや紛失のリスクがありますが、データならその心配はありません。クラウド上に保存すれば、万が一端末を紛失してもデータは守られます。また、ファイル名を工夫したり、エクセルで管理すれば、検索も簡単にできるため、過去の領収書をすぐに見つけることができます。お客様から「3ヶ月前の領収書を再発行してほしい」と言われた際、すぐにそのPDFを送信することもできます。

領収書のペーパーレス化の具体的な方法

パソコンで領収書を作成する

領収書はExcelやWord、会計ソフトなどを使ってパソコンで作成できます。作成後はPDF形式などで保存し、日付や取引先ごとにカテゴリを分けてエクセルやスプレッドシートで保管するのがおすすめです。これは「電子帳簿保存」にあたるため、以下の要件を満たす必要があります。

• システムの説明書やディスプレイ等を備え付けていること

• 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること

これらの要件を守れば、紙に印刷せずに領収書の控えを電子データのまま保管することが可能になります。また領収書の控えのデータは「ダウンロードの求め」に応じられるよう、出力が可能なファイル形式（CSV方式等）で、整理された状態で保管することが求められます。

参考：はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存｜国税庁

参考：電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】|国税庁

紙でもらった領収書をスキャンし、電子データで保管する

取引先などから紙で領収書を受け取った場合は、スキャナやスマートフォンのアプリを使って画像データにし、電子的に保存できます。これは「スキャナ保存」にあたり、多くの要件を満たす必要があります。

参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存｜国税庁

このため、この制度を満たすためには、スキャナ保存に対応した会計ソフトを導入し、受け取ってから7日以内か、会社内の決められた事務処理の間隔（最長2か月）から7日以内に領収書をスキャンして、電子データ化する必要があります。

スキャンするものはプリンタだけではなく、スマートフォンやカメラでも問題ありません。また、スキャナ保存に対応したソフトは、国税庁が実施しているJIIMA認証を受けたものを導入すると安心です。

電子データでもらった領収書を保管する

メール添付やクラウドサービスで領収書を受け取った場合は、そのデータ（PDFなど）を整理して保存します。このやり取りは「電子取引」として扱われるため、以下の要件を満たす必要があります。

• 改ざん防止措置への対応を行っている

• 税務調査等において電子取引データを確認できるようにする

• 「取引年⽉⽇」、「取引⾦額」及び「取引先」の３つの記録項⽬で検索できる

ただし、改ざん防止措置については、事務処理規定を定めて運用すれば、専用システムを作る必要はありません。また検索の要件については、ファイル名に3つの項目を入れることで解決可能です。

参考：電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について｜国税庁

参考：電子取引データ保存要件チェックシート｜国税庁

これらの要件を守れば、相手から送られた領収書の電子データを紙に印刷せず、電子データとして保管できます。

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まとめ

領収書のペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減に役立ちます。電子帳簿保存法に沿って、作成・保存の方法を正しく選べば、法的にも安心です。紙の管理に悩んでいる方は、まずできるところからデジタル化を始めてみましょう。ペーパーレスで仕事がもっと快適になります。