出張訪問サービス業にとって、利用したお客様からもう一度依頼していただくことは、事業成長の大きな要因になります。そのためには顧客管理を適切に行う必要があります。そこで、この記事では顧客管理を行う具体的なメリットや運用する際の注意点、おすすめのツールを解説します。

見積書作成から案件・顧客の管理、請求書の発行、売上集計までを一元管理できる業務管理ツールのセンキャクはこちら >>

顧客管理とは

ハウスクリーニング業や害虫駆除業における顧客管理とは、顧客の氏名や住所、作業内容の履歴など、顧客に関するあらゆる情報を一元管理することです。顧客ごとに情報を管理することで、リピートの場合は前回どのような内容で依頼を受けたかがわかるようになります。問い合わせ担当と作業担当で管理業務を分けている場合も、正確に情報共有ができ、打ち合わせの内容と実際の作業の認識齟齬を回避することも可能になります。

また、経過年数からどのような問題が起きているかなど、事前に当たりをつけることができ、過去の実績や経験から顧客に対して最適な作業や施工の提案が行なえます。

顧客管理のメリット

• 前回の履歴を確認することで、スムーズに業務を進められる

• 顧客ごとに適切な対応を取ったり、顧客分析を行うことができる

• まとまった顧客情報を営業に活用できる

前回の履歴を確認することで、スムーズに業務を進められる

顧客情報には、顧客の氏名や住所、連絡先、作業内容、現場の写真などが含まれます。これらの情報を正確に管理しておくことで、顧客とのやり取りがスムーズになります。

たとえば、前回清掃したエアコンの型番や、キッチンの写真などを管理することで、確認を取ることなく、作業に入ることができます。

顧客ごとに適切な対応を取ったり、顧客分析を行うことができる

「リビングと寝室にエアコンを1台ずつの計2台を取り付け」や「1歳のお子さんがいる」など過去の作業内容や特記事項を把握することで、顧客に合わせた適切なアドバイスや提案を行い、より一層の信頼関係を築くことができます。そして作業の履歴だけでなく、顧客が抱えるニーズや要望、特定の要件などを入力することで、顧客分析ができる土壌を整えることが可能です。

まとまった顧客情報を営業に活用できる

顧客情報の管理により、リピートを促進することができます。過去の取引履歴や顧客の嗜好を把握し、定期的なメンテナンスや追加サービスの提案、特典や割引の提供などを行うことで、顧客のリピート利用を促すことができます。

顧客管理をする上での注意点は？

顧客の情報を取り扱うため、顧客管理をするにあたって以下のようなことに注意する必要があります。

• セキュリティ面に注意する

• 適切な情報を収集する

セキュリティ面に注意する

顧客管理には個人情報の取り扱いが伴います。このため、個人情報保護法を遵守し、適切な管理を行うことが必要です。特に、個人情報の漏洩を防止するために、組織内でアカウントやパスワードの使い回しを行わないなどのセキュリティ対策を講じることが大切です。また、役職ごとにアクセス権限を制御できる場合は、権限管理を適切に行うことが望ましいです。

適切な情報を収集する

顧客管理には、適切な情報を収集することが必要です。ただし、必要以上の情報を収集することは、逆に顧客からの信頼を失う可能性があります。したがって、収集する情報を明確にし、必要最小限の範囲内で収集するように心がけることが大切です。

たとえば、ハウスクリーニングの顧客管理に必要な情報は以下の通りです。

• 顧客名（姓名、よみがな）

• 住所

• 連絡先（電話番号、メールアドレス）

• 過去の対応履歴、次回の訪問予定

• エアコンの型番や清掃現場の写真

また、必要に応じて会社名などその他の情報を管理しておく必要があります。これらの情報を正しく管理しておくことで、従業員間で共有が容易になり、現場での作業に集中できるようになります。

顧客管理はアプリがおすすめ

顧客管理には大きく分けて以下3つの方法があります。

• 手書きの手帳で管理する

• パソコンでエクセルを使って管理する

• 顧客管理アプリで管理する

顧客との取引情報や関係を維持・管理することを目的としているため、顧客情報を正確に管理することが求められます。そのためには、手書きの手帳やパソコン、スマートフォンから操作できる顧客管理アプリなどが利用されます。この3つのうち、出張訪問サービス業の方々にとっては、顧客管理アプリが一番おすすめです。

顧客管理アプリは手帳と同様に、現場や移動中の車から記入することができます。顧客情報をデータベースとして管理することができるため、データの検索や自社内での共有などがスムーズかつ効率的に行えます。また、手書きの手帳とは異なり、写真やPDFの書類をのせることができ、紛失の恐れやセキュリティ面にも配慮されています。顧客管理アプリを導入することで、多くの顧客情報を素早く検索し、更新することができます。

センキャクを使って顧客管理を効率化！

センキャクは出張訪問サービス業を営む事業者に向けて、業務を一元管理できるアプリを提供しています。顧客管理だけではなく、案件管理やスケジュール管理、見積書や請求書の作成など多くの業務をまとめて1つのツールで管理できます。複数のツールでの管理に煩雑さを感じている方に特におすすめです。

見積書作成から案件・顧客の管理、請求書の発行、売上集計までを一元管理できる業務管理ツールのセンキャクはこちら >>

まとめ

顧客管理は顧客に対するあらゆる情報を管理することです。顧客情報をすぐに閲覧したり、分析できる土壌を整えることで、確認・共有の手間が減り、リピート営業がしやすくなります。

顧客管理は権限や情報の収集方法に気を付けながら、顧客管理アプリで行うことで、最大限の効果を発揮します。センキャクのような業務管理ツールを導入することで、より業務を効率化し、本業に集中できるようになります。