今回は、大手ハウスクリーニングフランチャイズに加盟し、地域に根差したサービスを提供されている遠藤さんにお話を伺いました。特にエアコンクリーニングを得意とされ、高い技術力で東京都新宿区を中心に顧客からの信頼を集めていらっしゃいます。そんな遠藤さんが『センキャク』導入前に抱えていた課題とは何だったのでしょうか？同業にも勧めているという遠藤さんの事例をご紹介します。

ー 『センキャク』を導入される前は、どのような課題をお持ちでしたか？

遠藤さん：一番は、スタッフの勤務状況の把握に苦労していました。正社員だけでなく、業務委託やスポットでお願いするアルバイトも含め、複数名のスタッフで現場を回しています。以前は、現場への到着、休憩開始・終了、作業終了といった報告を、全てLINEで個別に送ってもらっていました。

スタッフが1名ならまだしも、2名、3名と増えてくると、もうLINEの通知がひっきりなしで…。正直、うざったいと感じるほどでした。

ー 人数が増えると、管理も大変になりますよね。

遠藤さん：そうなんです。さらに大変だったのが給与計算です。月末になると、各スタッフのLINEのトーク履歴を遡って、勤務時間を一つ一つ拾い出して集計しなければなりませんでした。これは本当に手間と時間がかかりました。交通費などの経費精算も同様で、LINEで送られてきた金額を一件ずつ確認して足し合わせる作業は、非常に非効率だと感じていました。

ー 勤怠管理以外にも課題はありましたか？

遠藤さん：顧客情報と写真の管理も大きな悩みでした。LINEを使い始める前は、お客様とのやり取りにスマートフォンのSMS（ショートメッセージ）を使っていたんです。でも、ある時、スマートフォンの仕様で1年以上経過したSMSのメッセージと添付写真が自動的に削除されることを知りました。

ー それは大変ですね…

遠藤さん：本当にびっくりしました。リピーターのお客様から『去年のエアコンクリーニング、今年もお願い』とご連絡いただいた際に、過去のやり取りが全く残っていなかったんです。どのお客様で、前回どのような機種を、どんな状況で作業したのか、名前だけでは思い出せません。お客様に『申し訳ないのですが、もう一度エアコンの写真を送っていただけませんか？』とお願いするしかなく…。お客様からすれば『去年送ったのに、また？』と思われても仕方ありません。信頼関係にも関わる問題だと痛感しました。

ー 写真の管理については、LINEでも行っていたとのことですが。

遠藤さん：はい、現場のビフォーアフター写真などをLINEで共有していました。ただ、これにも問題があって…。例えば、A君というスタッフが現場の写真をLINEに投稿したとします。その後、A君が辞めてしまったら、そのLINEグループは使わなくなりますよね？でも、後になってその現場の写真が必要になった場合、過去の膨大なトーク履歴からA君が投稿した写真を探し出さなければならない。これも非常に手間でした。

また、スタッフに写真を撮ってもらうのは良いのですが、彼らのスマートフォンの容量を圧迫してしまうという問題もありました。かといって、会社の共有ストレージなどに移すのも手間がかかります。情報が点在し、管理が煩雑で、しかも消失のリスクもある。そんな状況に限界を感じていました。特にスタッフが増えてきた時期、具体的には今年の2月頃から、これらの問題が顕著になり、何とかしなければいけないと強く思うようになりました。

『早く使いたい！』という期待感の方が大きかった

ー 様々な課題を抱えていらっしゃったのですね。そのような中で、『センキャク』はどのようにして知ったのでしょうか？

遠藤さん：たまたまInstagramの広告か何かで見かけたのだと思います。正直、何か特定のツールを探していたわけではありませんでした。日々の業務に追われ、課題を感じつつも、改善策を探す余裕がなかったのかもしれません。

でも、『センキャク』の紹介を見たとき、『これだ！』と直感しました。まさに私たちが抱えていた課題を解決してくれる機能が、全て詰まっているように見えたんです。

ー 具体的に、どの機能に魅力を感じましたか？

遠藤さん：まず、勤務時間を打刻する機能です。スタッフがアプリで打刻するだけで、勤務時間が自動集計されるため、LINEでの報告や手作業での集計から解放されるというのは、非常に魅力的でした。

そして、何より顧客管理機能です。顧客情報や案件情報に紐づけて管理できることに加え、現場で撮影した写真も紐づけてアプリ内に保存できます。これで、SMSのように1年以上経過しても情報が消える心配も、LINEのように情報が埋もれてしまう心配もなくなります。スタッフ個人のスマートフォンの容量を気にする必要もありません。これは本当に画期的だと思いました。

さらに、案件ごとに担当者を割り当てて情報を共有できる機能。これも、LINEで個別に連絡したり、同じ内容をコピペして送ったりする手間を考えれば、劇的に効率が上がると感じました。

ー 他のツールと比較検討はされましたか？

遠藤さん：いえ、特に比較はしませんでした。先ほども言ったように、日々の業務に追われていたので、積極的にツールを探していたわけではなかったんです。そんな中で偶然『センキャク』に出会い、自分たちの課題にピンポイントで刺さる機能が揃っていた。加えて、価格も手頃だと感じました。もう、導入しない理由が見当たりませんでしたね。不安というよりは、『早く使いたい！』という期待感の方が大きかったです。

煩雑な事務作業から解放！写真活用で現場力も顧客満足度も向上

ー センキャクの導入はスムーズに進みましたか？

遠藤さん：はい、非常にスムーズでした。これまでがLINEやSMSといった、ある意味原始的な方法でしたから（笑）。新しいシステムへの移行というよりは、待ち望んでいたツールをやっと導入できた、という感覚でしたね。最初は操作に少し戸惑う部分もありましたが、すぐに慣れました。

ー 現在、『センキャク』をどのように活用されていますか？ 具体的な使い方を教えていただけますでしょうか。

遠藤さん：まず、勤務状況の把握のために活用しています。スタッフに出勤時、退勤時、休憩時にアプリで記録してもらうことで、勤務時間や休憩時間が自動で集計されます。これにより給与計算が本当に楽になりました。以前のようにLINEの履歴を遡る必要は全くありません。月に何時間稼働していたかも表示されるので、時給計算も簡単です。スタッフも自分の勤務時間を確認できるので、双方にとって透明性が高く、納得感があるようです。

そして、メモ欄に写真アップロードする機能は本当にフル活用しています。これが一番助かっている機能かもしれません。

ー 写真アップロードする機能機能は、具体的にどのように活用されているのでしょうか？

遠藤さん：お客様の情報に紐づけて、過去の作業写真を保存しています。例えば、エアコンクリーニングであれば、機種の型番、設置状況、分解時の配線の様子などを写真で記録しておきます。これで、SMSで情報が消えてしまう問題は完全に解決しました。リピーターのお客様から依頼があった際も、『センキャク』を開けば、前回の作業内容や注意点がすぐに分かります。お客様に再度写真をお願いする必要もなく、『去年のこのエアコンですね』とスムーズに対応できるので、お客様からの信頼にも繋がっていると感じます。

現場でのビフォーアフター写真の共有にも役立っています。例えば、レンジフードの内部など、お客様が直接確認しにくい場所の清掃についても、写真を見せながら説明できます。作業報告書を作成する際にも、これらの写真がすぐに使えるので便利です。

複数人で同じ現場に入る場合も効果を発揮します。以前は、担当箇所ごとにバラバラに写真を撮っていましたが、『センキャク』なら一つの案件に全員が写真をアップロードできます。作業終了後、私が『センキャク』を開けば、全ての清掃箇所のビフォーアフターをパッと表示できます。お客様への報告もスムーズですし、チーム内での情報共有も格段に楽になりました。

さらに、作業のノウハウ共有や安全確保にも繋がっています。例えば、分解作業が難しいお掃除機能付きエアコンの場合、配線の繋ぎ方などを写真で記録しておけば、次回自分が作業する時や、別のスタッフが担当する際の不安が軽減されます。初めて作業するスタッフでも、写真を見れば内部構造を事前に把握できるので、作業効率も安全性も高まります。

その他に面白い使い方としては、初めて訪問するお客様の家の外観やマンションの入り口などを写真で記録しておく、というのもやっています。地図アプリだけだと、似たような建物が並んでいると迷うことがあります。でも、事前に建物の写真を『センキャク』に入れておけば、次に行くスタッフは、その写真を見るだけで『あ、この建物だ』とすぐに分かります。これも現場では非常に好評です。

ー 案件管理やスタッフ連携の面ではいかがですか？

遠藤さん：これも劇的に楽になりました。以前は、新しい案件が入ると、日時、場所、作業内容、注意事項などを、担当するスタッフ一人ひとりにLINEで送っていました。同じ内容を何度もコピペして…。スタッフから質問があれば、また個別に対応して…と、手間と時間がかかっていました。

それが『センキャク』なら、案件情報を一度入力し、担当するスタッフをチェックリストで選ぶだけ。これで、必要な情報が全てスタッフに共有されます。集合時間や持ち物などの補足事項もメモ欄に書いておけば、全員がいつでも確認できます。これは本当に時間短縮になりますし、伝達漏れのリスクもなくなりました。

スポットでお願いする短期のスタッフにも、『センキャク』のアカウントを発行して、勤怠管理や情報共有に使っています。これも非常に便利ですね。

ー センキャクのサポート体制についてはいかがでしょうか？

遠藤さん：LINEですぐに連絡が取れて、迅速に対応してもらえるので、非常に助かっています。他の業務システムだと、問い合わせフォームから連絡して返事を待つ、ということが多いですが、『センキャク』は気軽に相談できるのが良いですね。

創出された時間、蓄積される情報資産。そして顧客とスタッフの笑顔へ

ー 『センキャク』導入によって、具体的にどのような効果がありましたか？

遠藤さん：まず、圧倒的な業務効率化です。特に勤務状況の把握と給与計算にかかっていた時間と手間は、感覚値ですが半分以下になったのではないでしょうか。LINEでの個別報告の確認や、履歴を遡っての集計作業から解放されたのは本当に大きいです。時間に余裕ができたことで、お客様への対応や現場作業の改善など、より本質的な業務に充てられるようになりました。

情報共有の円滑化も大きな効果です。案件情報や写真が『センキャク』上で一元管理され、スタッフ全員が必要な情報にいつでもアクセスできるようになったことで、認識の齟齬や伝達漏れが格段に減りました。LINEでの煩雑なやり取りも不要になり、コミュニケーションコストも大幅に削減できたと感じています。

そして何より、顧客満足度の向上に繋がっていると実感しています。SMSでの情報消失問題が解決し、過去の作業履歴を踏まえた上で、スムーズかつ的確な対応ができるようになりました。『去年と同じエアコンですね』『前回の汚れ具合からすると、今回はこの洗剤が良いかもしれません』といった会話ができることで、お客様に安心感と信頼感を持っていただけているようです。写真を使った分かりやすい作業報告も好評ですね。『ちゃんと覚えてくれている』『丁寧に対応してくれる』といったお声をいただく機会が増えました。

社内的には、作業品質の向上と標準化にも貢献しています。写真による作業記録の蓄積は、貴重なノウハウになります。難しい機種の分解方法や、特殊な汚れへの対処法などを写真付きで記録しておくことで、経験の浅いスタッフでも質の高い作業ができるようになりますし、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能になりました。これは、チーム全体のレベルアップに繋がっています。

これまでLINEやSMS、個人の記憶に頼っていた情報が、『センキャク』というプラットフォームに『情報資産』として蓄積されていく感覚があります。これは、将来の事業展開においても大きな強みになると考えています。

ー 本日は、貴重なお話をありがとうございました！

遠藤さん：こちらこそ、ありがとうございました。『センキャク』には本当に助けられていますので、これからも応援しています。頑張ってください！本当に現場のニーズをよく理解していると感じますし、サポート体制も素晴らしいので、今後の進化に大いに期待しています。実は、同業の他のオーナーにも『センキャク』を勧めているんです。（笑）