福岡県を拠点に、夫婦二人三脚でハウスクリーニング事業を展開する「hacchiふくおか」様。フランチャイズからの独立を機に、業務管理の「すべて」を失うかもしれないという大きな課題に直面しました。

それまで当たり前に使えていたフランチャイズの利用できる、顧客管理、スケジュール、帳票作成のシステムが使えなくなることがわかり、途方に暮れていたところ、同業者の紹介で「センキャク」と出会います。

導入の決め手となった「直感的な使いやすさ」と「オールインワン」の機能は、独立直後の煩雑な事務作業を劇的に効率化。「現場や移動中のスキマ時間で事務作業が完結するようになり、残業がほぼゼロになった」と語る、hacchiふくおか様にお話を伺いました。

独立と同時に失った「業務の基盤」。顧客履歴が消え、事務作業に追われる日々

ー フランチャイズから独立されたタイミングで、センキャクをご導入いただきました。導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

フランチャイズ時代は専用の業務管理システムを使っていたのですが、独立と同時にそれが全く使えなくなってしまうことに気がついたんです。それが一番の課題でした。

個人事業主として「やりたいこと・やらないといけない業務」は山ほどあるのに、顧客管理もスケジュール管理も、見積書や請求書を作る機能も、すべてなくなってしまう。「さて、どこから手をつけて探したものか…」と途方に暮れている状態でした。

ー 特に何にお困りでしたか？

一番困ったのは、「顧客管理」の部分です。

前のシステムから顧客情報をダウンロードできると聞いていたので実行してみたら、たしかにお名前、電話番号、ご住所といった基本情報はありました。しかし、お客様との「履歴」…つまり、過去に「いつ、どのようなご依頼をいただき、いくらで作業したか」という肝心な情報が一切なかったんです。

リピーターのお客様からご連絡をいただいても、「あれ、何の作業でしたっけ？」「お掃除機能付きのエアコンでしたっけ？」なんて、今さら聞けませんよね。お客様の情報を把握しておくことは信頼の基本ですから、これが引き継げなかったのは本当に痛手でした。

また、事務作業の非効率さも課題でした。

例えば、以前のシステムではスケジュールの「重複登録」ができなかったんです。9時から12時の「仕事」の予定が入っていると、その合間の11時に「銀行に行く」という「用事」を入れられない。わざわざ9時から11時に仕事の予定を修正して、11時半から銀行、というように別々の予定を登録し直す必要がありました。これが二手間、三手間になっていたんです。

現場から18時に帰宅しても、そこから見積書や報告書の作成、請求処理といった事務作業が待っている。仕事が終わらないから、なかなか夕飯にありつけないし、落ち着いてビールも飲めない（笑）。そういう状況が続いていましたね。

決め手は「直感的なUI」と「オールインワン」。同業者の紹介がきっかけに

ー センキャクは何で知っていただいたのでしょうか？

まさに途方に暮れていた時、同じ掃除屋の仲間から「インスタか何かの広告で、こんなアプリを見ましたよ」と教えてもらったのがきっかけです。

ー 導入の決め手は何でしたか？

何よりも「分かりやすかった」ことですね。

アプリを開いてすぐに、直感的に「あ、これ使えるな」と思いました。

私たちはアプリやITに関してはプロではないので、多機能すぎても使いこなせません。その点、センキャクは画面がシンプルで、「画面右下のプラスボタンを押せば、見積書や案件など新しく登録できるんだな」というのが感覚的に分かりました。

そして、センキャクは必要な機能が揃った「オールインワン」であること。

独立するにあたって、「スケジュールの管理」「売上の管理」「顧客の管理」をどうしようかと悩んでいました。もし「スケジュールはGoogleカレンダー、顧客管理はExcel、売上管理はまた別の何か…」となると、3つも4つも管理しないといけません。

その点、センキャクは「全部が一つでできる」。これが求めていたものでした。

あとは、福岡に事務所があるというのも安心感につながりましたね（笑）。営業の電話って色々かかってきますが、中には少し胡散臭く感じるものもある中で、地元の企業だというのは信頼できました。ホームページを見て、不安は特にありませんでした。

「業務の流れ」とアプリが完全連動。スマホ一つで事務作業が完結する

ー 実際の導入はスムーズに進みましたか？

はい、スムーズにいきました。

少し苦労したのは、先ほどお話しした「前のシステムからダウンロードした顧客データ」を、センキャクに取り込める形式に整える作業です。慣れない作業だったので少し戸惑いましたが、そこはサポートの方に助けていただきました。フランチャイズのシステムが使えなくなる前に、データを移行できたので一安心でした。

ー 現在、特に便利だと感じている機能や使い方を教えてください。

大きく3つあります。

一つは、課題だった「スケジュールの重複登録」ができるようになったことです。

例えば「9時〜12時：A様宅 エアコンクリーニング」という仕事の予定を入れつつ、移動の合間に「11時半〜12時：銀行で入金」といった「用事」を、時間帯をかぶせて登録できるんです。

以前はこれをやるために、わざわざ仕事の時間をずらして、用事の予定を新規作成して…と二手間かかっていました。車であちこち移動している人間からすると、信号待ちの間などにスマホでサッと用事を追加できるのは、本当に手間が省けて楽になりましたね。

二つ目は、「見積書から請求書まで、業務の流れとアプリが連動している」ことです。

まず「見積書」を作ると、「送付前」「送付済み」といった進行状況が一目でわかります。お客様からOKが出たら、その見積書から「案件」にすぐ変換できる。現場作業が終わって「完了」ボタンを押したら、今度は「請求書」や「作業報告書」の作成ボタンが出てくる。

業務の流れに沿って、アプリが「次これですよね？」と導いてくれる感じが、すごく使いやすいです。

三つ目は、その「作業報告書」です。

今日の作業のビフォーアフターの写真をセンキャクアプリのメモにアップロードしておけば、ボタン一つで報告書ができてしまいます。もちろんお客様対応の履歴としても、アプリ内に記録として残し続けてくれます。

企業様相手だと指定のExcelフォーマットで提出することもありますが、ほとんどのお客様にはセンキャクの報告書で十分です。

今までは事務所に帰ってからPCを立ち上げて作成していましたが、今は現場が終わって、車に戻った瞬間に作成・送信ができます。17時に仕事が終わったら、17時5分には報告書を送ることができる。これは、こちらもお客様も楽ですよね。

残業ゼロで「落ち着いてビールが飲める」ように。LINEサポートの安心感も大きい

ー センキャク導入後、最大の成果は何でしたか？

一番は、残業が減ったことです。もう、ほぼゼロですね。

具体的に時間を計ったわけではないですが、スマホで事務作業が完結するので、場所を選びません。PC作業が減ったことで、事務所に戻ってからやるべきことが劇的に減りました。最初はスマホで事務作業をすることに抵抗があったのですが、いざ使い始めて慣れてしまうと、PCを開かなくていいので、逆にこっちのほうが楽だなと思えました。

ー 生活にも変化があったのではないでしょうか？

まさに（笑）。

以前は18時に帰ってきても、そこから事務処理が残っていて、ご飯を食べた後も作業をしないと落ち着来ませんでした。ゆっくりビールを飲む時間もないくらいに。

今は、報告書作成や次の予定確認など、現場でできることはその場で済ませるようになったため、家に帰ったらゆっくりできます。美味しくビールを飲んでいますよ。オフの時間をちゃんと作れるようになったのは、本当に大きな変化です。

ー センキャクのサポート体制はいかがでしたか？

素晴らしいと思います。LINEで繋がっているので、レスポンスが本当に迅速で的確です。

まだアプリの隅々まで使いこなせているわけではないので、疑問に思ったらすぐパッとLINEで聞いてしまうのですが、いつも丁寧に教えてくださるので、すごく助かっています。安心して使えるというのは大事ですね。

音声入力、同業者マッチング… 個人事業主の「プラットフォーム」になってほしい

ー 今後、センキャクに期待することや、ご自身の活用展望についてお聞かせください。

まずは、自分がセンキャクをもっと使いこなすことですね。まだ重複して登録してしまっている顧客情報があるので、そこをきれいに精査したいです。あとは、見積書を「送ったまま」になっている案件をなくすために、ステータスを基にした後追い管理も行っていきたいです。

機能面での要望はいくつかあります。

一つは「音声入力」です。運転中や現場作業中に、ふと「あれをメモしておきたい」と思うことがよくあります。帰る途中のコンビニの駐車場とか、信号待ちの時間でもいいので、アプリのメモ欄に音声入力ボタンがあって、しゃべった内容をパッとテキスト化してほしい。AIで多少の誤変換を修正してくれたら最高ですね。

それから、これは大きな夢かもしれませんが、センキャクが「同業者間をつなぐプラットフォーム」になってくれたら嬉しいです。

例えば、急に「エアコン30台」みたいな大きな注文が短納期で入った時。一人ではとても手が足りません。そういう時に「ヘルプボタン」みたいなものを押して、「誰か手伝ってくれませんか？日当をお支払いします」と募集がかけられると助かります。

逆に、自分がインフルエンザやぎっくり腰で急に行けなくなった時も、代わりに行ってくれる人が見つかるかもしれない。個人事業主は一人で悩むことも多いので、そういう助け合いの場がセンキャク上にあると、すごく心強いですね。

あとは、今は請求書を発行した後、入金があったかどうかを別のExcelで管理しています。センキャク上で「未入金」の管理ができたり、さらには銀行の入出金情報と取り込んで、確定申告の会計ソフトのように使えるようになったら、もう「鬼に金棒」じゃないですか。料金が上がっても、絶対に使い続けると思います。

「迷ってるぐらいなら、まずやってみた方がいい」

ー 最後に、センキャクの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

独立した方や個人事業主の方が悩むのは、やっぱり「スケジュールの管理」と「売上の管理」をどうするか、という2点だと思うんです。

センキャクは、それが一つのアプリで完結できます。

しかも、画面がシンプルで分かりやすい。

もし今、管理方法で迷っているぐらいなら、まずやってみた方がいいと思いますね。何か不足があって物足りないなら、その時にまた別のものを考えてもいい。でも、私と同じような現場仕事なら、センキャクのアプリを使わせてもらえば、もう十分、事は足りると思いますよ。