事務所を持たず全員が直行直帰で動く中、「誰がどこの現場にいるかが見えない」という課題を独立当初から抱えていた古味さん。前職時代のアナログ管理への問題意識が、ツール選びの原点でした。「1日500円で管理のストレスがなくなる」と語る家事代行つながる古味さんに、導入のリアルな経緯と活用法についてお話を伺いました。
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ー まず、家事代行つながるさんの事業内容を教えてください。

古味さん：一般家庭を中心に、定期の家事代行サービスと、キッチンや浴室といった特定箇所を専門的に清掃するお掃除代行サービスを提供しています。僕自身は大手フランチャイズ系の清掃企業で経験を積んできて、そこで一緒に働いてきたスタッフと共に独立しました。

ありがたいことに、独立する時に前職のスタッフ3名が「それなら私もついていく」と言ってくれたんです。今は僕を含めて5名体制で、定期のお客様へのサービスに加えて、年末の大掃除や店舗のフィルター清掃といったスポット案件、さらには企業向けの案件にも広げているところです。

大手FC出身でも「デジタル管理ツール」がなかった。ホワイトボードの写メで現場の情報を共有する日々

ー 導入前はどのような課題をお持ちでしたか？

古味さん：家事代行って基本的に直行直帰なんですよね、スタッフ全員が。事務所も特になくて、登録上は僕の自宅が事務所になってます。

だから僕の方は「管理が大変で」っていうのがありましたし、スタッフからしたら「いつ、どこに、どういう現場があるのか」「他のメンバーはどこに行ってるのか」が分かるツールがあればいいなと、ずっと思って探していました。

ー 前職ではどのように管理されていたのでしょうか？

古味さん：前職は大手フランチャイズ系の清掃企業だったんですけど、そこではシステムらしいシステムがなかったんです。事務所にある大きなホワイトボードにスケジュールを手書きして、それをスマートフォンで写真に撮って、スタッフ全員のLINEグループに一斉送信するというやり方でした。

送られてきたスタッフは、スマートフォンの小さな画面でホワイトボードの画像をいちいち拡大して、自分の名前と予定を探さなければなりません。「なんでもっとスマートに、携帯一つで管理できないんだろう」って、当時からずっと思ってました。

大手フランチャイズでさえ清掃業に特化したデジタルツールってなかったんです。だからこそ、自分が独立する時にはあのアナログなやり方から絶対に脱却しようと決めていました。

ー 事務作業の面ではいかがでしたか？

古味さん：事務系の作業は全部僕がやってます。スタッフ4名は現場に出て、スケジュール管理・請求書・勤怠といった事務業務は僕ひとりです。現場の最前線にも立ちながら事務も回すので、場所や時間に縛られずに対応できることが理想だったんですよね。

前職のように「事務所でしかできない」という制約は、最初から排除したかった。ExcelやLINEを駆使して無理やり管理しようとすれば、結局前の会社と同じように手間ばかりかかるのは目に見えていましたから。

「清掃に特化している」それだけで迷わなかった

ー センキャクはどのように知ったのですか？

古味さん：ネットで調べていて出てきたと思います。キーワードはちょっと忘れたんですけど、お掃除とか清掃とか、そういうので調べていた中で。

業務管理ツール自体は世の中にたくさんあるんですけど、調べてみるとその大半が建築・建設関係の現場仕事に向けたものばかりでした。1日に何件もの一般家庭を訪問する清掃業のフローにはやっぱり合わないと感じていたので、清掃業に特化しているっていう部分があったセンキャクを見た時は、もう迷わず選んだっていう感じですかね。

ー 他のツールと比較されたりしましたか？

古味さん：自分でゼロからアプリを作り込めるような汎用ツールも頭をよぎったんですけど、僕はそういったITに特別詳しいわけではありません。1から作り込むとなると費用もかかっていくので、そこまでのコストと労力をかけたくないっていうオーナーは、僕を含めて多いと思います。

その点、センキャクは最初から清掃業に必要な機能が揃っている。自分が求めていたものにドンピシャだったなと思います。

ー 導入にあたって不安はありましたか？

古味さん：「きっちり使えるかな」というのはありましたね。ただ、LINEで気軽に問い合わせができるサポート体制がすごく助かってます。最初の頃、スタッフが勤怠の打刻でつまずいた時も、LINEで聞いたらすぐ解決してもらえました。分からないことがあればすぐ聞けて、いつも丁寧に教えてもらえるので、安心して使い始められましたね。

スマホ一台で、請求書も勤怠も現場記録も。「携帯一つで全てが事足りる」

ー 現在、センキャクをどのように活用されていますか？

古味さん：スタッフの現場スケジュールの確認・共有、勤怠の打刻、案件ごとのメモや写真の記録、請求書の発行まで、全部スマートフォンでやっています。

携帯一つで全てが事足りるっていうのは、やっぱりありがたいですね。前職の時は事務所のパソコンでしかできなかった請求書の発行なんかも、今は現場と現場の移動の合間や、ちょっとした空き時間にサッと終わらせることができます。パソコンを買い揃える必要もなくなりましたし、追加の設備投資もしなくていい。場所の制約から解放されたのは本当に大きいです。

ー よく使っている機能はありますか？

古味さん：写真はよく利用させてもらっています。基本直行直帰で会うことがないので、メモの中に記録するようにしています。

例えば、次に入るスタッフのために現場の写真を残して、メモ欄に申し送りを書いておく。これによって、スタッフ同士が直接顔を合わせなくても、アプリを見るだけで「前回はこういう状況だったんだな」っていうのが一目で分かります。直行直帰の働き方において、この情報共有のしやすさは非常に大きなメリットですね。

ー 他の機能はいかがでしょうか？

古味さん：勤怠も全部これでできているので、ありがたいです。タイムカードが存在しないので、スタッフにはセンキャク上で打刻してもらって、そのデータを基に給与計算をしています。

前職では事務所に来て出勤するっていう形だったんですけど、今は事務所に行かなくていい。スタッフにとってもそれは大きいメリットで、逆にその意味で「事務所に行かなくてもスムーズに働ける」環境を整えられたことは、経営者としてもありがたいなと思っています。

「これがないと回らない」スタッフ全員が実感する不可欠な存在

ー センキャク導入後、最大の変化は何でしたか？

古味さん：もうこれがないと回らないって感じですね。スタッフからもそう言われるほどです。勤怠も全部これでできるし、スケジュールも請求書も現場記録も、全てが一元管理されているので。

以前のように、わざわざ事務所に立ち寄ってスケジュールを確認したり、ホワイトボードの写真を拡大してみる必要が一切なくなりました。もしセンキャクがなかったら、それこそ自分でエクセルとか使って、LINEでいちいち情報を飛ばして…って、相当面倒なことになっていたはずです。だから非常に助かっていますね。

ー コストについてはどう感じていますか？

古味さん：利用料は月額14,800円ですが、月額で考えるのではなく「1日たった500円」だと捉えてます。1日500円を払うだけで、煩わしい事務作業やスケジュール管理のストレスから解放される。しかも5人で割ったらもっと安くなるわけですから。

スケジュール管理の煩雑さとか、LINEでのやり取りの混乱とか、事務所に縛られた事務処理とか——そういうストレスを考えたら、500円でストレスがないっていう感じです。

事業拡大と「ありがたい悩み」を見据えて

ー 今後の展望をお聞かせください。

古味さん：お客様とスタッフと、両方をバランスよく伸ばしていきたいなっていうのがありますね。今後は企業案件にもちょっと力を入れていきたいです。

人が増えてくると、やっぱりスケジュールの見え方は大事になってきますよね。今は1日に3〜4件の案件が動いていますけど、これが7〜8件になっていった時にどうなるか。スケジュール画面が見づらくならないかという点は少し気になっています。まあ、増えるっていうことはありがたい悩みではあるので、その時はまたご相談っていう形になるのかもしれないですね。

ー 今後センキャクに期待している点はありますか？

古味さん：勤怠データのダウンロード機能ですかね。タイムカードの代わりとしてセンキャクを使っている以上、蓄積された出退勤データを手元にサッと落とせるようになると、給与計算がさらにスムーズになると思います。

あと、打刻を忘れてしまった時に翌日以降から修正できないっていうのはありますよね。直行直帰の業種だと、現場についたら作業モードに入ってしまって、つい忘れてしまうこともあるので、修正できるようにしてもらいたいです。

「これ一つあれば、とにかく楽。1日500円でストレスがなくなる」

ー 最後に、導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

古味さん：清掃業界に特化しているツールなので、とにかく楽です。本当に。これ一つあれば楽ですよ、っていう感じですね。

汎用的なツールだとやっぱりアレンジして作り込んでいかないといけないので、パソコンとかITに強い人ならいいと思うんですけど、日々現場で手を動かしている私たちにとって、システムのアレンジに時間を取られるのは大きなストレスです。清掃業界に入ってくる人はあまりそういう方ばかりではないと思うので。

センキャクは最初から清掃業に合わせて作られているので、余計なことを考える必要がありません。1日500円でストレスがなくなると考えれば、全然高いとも思わないです。