広島県福山市を拠点にエアコンクリーニングや洗濯機クリーニングなど、清掃業を営むおそうじ専門店　ＴＲサービス。元々、大手清掃会社のフランチャイズ加盟店として活動をしていました。

大手フランチャイズからの独立を機に、センキャクを導入していただきました。

今回は、センキャクの導入背景にあった課題や導入までの流れ、そして成果について、おそうじ専門店　ＴＲサービス藤井さんにお話を伺いました。

管理するツールやシステムが複数あって煩雑になっていた

ー 現在の事業についてお聞かせください。

藤井さん：大手清掃会社のフランチャイズ加盟店として清掃業を始めました。現在は独立し、おそうじ専門店　ＴＲサービスという屋号で大手で培った技術力を活かし、エアコンクリーニングや洗濯機の分解クリーニングを中心にサービスを提供しています。

ー 普段どのように集客、業務管理しているのでしょうか。

藤井さん：元々はExcelを活用していたことと、見積もり比較サイトに掲載していることもあり、そのサイトで顧客情報の詳細などを管理していました。集客面は見積もり比較サイトからの依頼が主な販路になっています。そのため、今でも見積もり比較サイト内で顧客情報が見れる状態です。あとはスケジュールを管理するためのカレンダーアプリを活用していました。基本的に管理は、Excelと見積もりサイト、カレンダーアプリの3つのツールでした。フランチャイズに加盟したいときは、これらに加えてフランチャイズのシステムも使っていました。

ー 管理はどれくらいの頻度で行っていたのですか。

藤井さん：スケジュールの管理に関しては、すべてスマートフォン上で行っていたため、最初の現場の確認を朝行い、以降は現場と現場の合間にその都度確認をしていました。お客様のデータを振り返ることはあまりないのですが、売上に関しては、Excelで管理していました。主に数日に1回か1週間に1回の頻度で、夜の時間にデータを入力したり、まとめたりすることが多かったです。日中空いている時間があれば日中行うこともありました。今の実績と今月の見通しをこのタイミングで確認していました。

ー アプリ導入前に困っていたことをお聞かせください。

藤井さん：もともとフランチャイズに加盟していたので、フランチャイズのシステムを使っていたのですが、カレンダーアプリとの連動ができていませんでした。もちろん見積もり比較サイトにもお客様のデータが入っていたりと、見る必要があるサイトやアプリがいくつかあり、管理が煩雑になっていました。

いくつかのサイトやアプリをまたがって使っていたことで、それぞれにお客様のデータを入力する必要があり、非常に手間に感じていました。この手間は、最近感じ始めたというよりは、ハウスクリーニング業を開業した最初から感じていた課題になります。

あとは、領収書や請求書を紙でお客様向けに出していました。ただ、プリンターを持ち歩いたり、フランチャイズから支給されるiPadも持ち歩かないといけなかったりと、荷物も増えますし、手間に感じていました。

ー この課題が影響して起きていた問題はありますか。

藤井さん：スケジュールの入れ忘れなどは、実際に問題として起きていました。一方には入れたけど、もう一方には入れていなかったなど、管理する箇所が複数あったことで、こうした管理上のミスは発生していました。

請求書や領収書に関しては、先ほどもお伝えしたように、プリンターを持ち歩いて印刷するのが手間で、いちいち渡さなくなっていました。本来は見積書だったり書類は渡さないといけないのでしょうけど。領収書も印刷して渡すこともできましたが、印刷の手間もあり手書きで渡すことがほとんどでした。

スマートフォン1つで管理できることは大きなメリット

ー センキャクを導入するに至った決め手をお聞かせください。

藤井さん：正直、試しに使ってみようというのがきっかけではあったのですが、試しているなかで、スマートフォン1つで管理できることと使い勝手の良さの2点が決め手になりました。

センキャク以外にも、大手のスケジュールや売上管理をするツールも検討していました。大きな企業でも導入できるようなツールですね。調べてる中でそういったツールしか出てこなかったように思います。大手のツールも問い合わせをして説明を聞いてみたのですが、やっぱりスマートフォン1つで管理はできなさそうでした。その点、センキャクはスマートフォン1つで完結できることはかなり良かったです。

2つ目は、お客様管理とスケジュール管理が連動しているところは、非常に魅力的でした。これまではいくつかのツールやアプリに同じ情報を入れないといけなかったのですが、センキャクアプリのみで完結するので使い勝手が良く導入を決断するポイントでした。

ー センキャクアプリの使いやすさはいかがですか。

藤井さん：今まで使っていた各種ツールから乗り換えるのは、多少慣れが必要だったくらいで、使い始めてからは思っていたより早く慣れて、今ではすごく使いやすく感じています。

例えば、今となっては当たり前のようにその場で領収書を発行して、お客様にショートメールかLINEで送っているのですが、最初は少し戸惑いました。今まで紙の領収書に手書きをしたり、プリントアウトしていたわけですから。お客様も領収書をデータで受け取ることを、抵抗なく受け入れているように思います。

ー 導入前の課題は解決されましたか。

藤井さん：売上の集計もExcelやフランチャイズの管理システムを行ったり来たりしなくて済みますし、お客様の情報とスケジュールの連動もセンキャクを導入すれば全部できています。見るべきツールが1つになっているので、もともと感じていた課題は解決できたと思います。フランチャイズ経由の依頼に関しては、フランチャイズの管理システムに情報を載せる必要があり、自分で営業をして取った依頼に関しては手元で管理していました。そうなると自分でExcelに一つひとつ入力して集計し直さないといけないんです。この手間がなくなったことはとても楽になりましたし、助かっています。

ー 実際に使ってみてわかった、便利な機能はありますか。

藤井さん：ワンタップで地図を開ける機能はすごい便利だなと感じています。新規のお客様が多いのですが、ルート案内をしてくれるのは地味に助かっています。他には、仕事以外の予定も入力してセンキャクだけを見ていればいい状態になっています。

ー センキャクを使っていて、これまでの業務と変化はありますか。

藤井さん：センキャクのアプリ1つで管理できるようになった点は、導入前後で変化としては実感しています。Excelで管理していた売上もそうですし、別々のスケジュール管理アプリも統一できましたし、領収書を手書きすることもなくなりました。様々なツールを使ってバラバラに管理していたものが1つに集約できたのは、かなり大きな変化かなと思っています。あまり具体的に計測しているわけではないですが、これまで管理のために使っていた時間も削減できていると思います。

ノンストレスで働きたい

ー 今後の展望はありますか？

藤井さん：やっぱり今新規のお客様が多いのですが、リピートのお客様の割合を今後は増やしていきたいなと思っています。近々では仕事量をもう少し増やせるようにして、安定的に仕事のボリュームを確保できるようになってパンクしてきたら、スタッフを雇いたいですね。ただ、性格的に正直そこまで増やさないと思います。先行投資をして増やして事業を大きくしてみたいなところはあまりないですね。ノンストレスで働きたいので。

ー 今後センキャクに期待していることはありますか？

藤井さん：リピートのお客様を増やしていきたい話につながるのですが、過去に依頼を受けたお客様向けにこちらからアクションができるような機能があるといいですね。例えば一斉にメッセージやメールを送れるような、リピートを促進できる機能ができることを期待しています。

また、顧客一覧の表示を町名まで表示できたりなど細かいものはありますが、営業活動だったり、アフターフォローをするために並び替えができたりはできると良いかなと思います。

今回話した機能だけでなく、日々新しく追加される機能の更新情報をすごく楽しみにしているので、今後ともよろしくお願いします。