この記事では、中小企業や出張訪問型サービス事業者向けに、手書きで作成された請求書のメリット・デメリット、必須項目、注意点などを詳しく解説します。この記事を読むことで、手書きの請求書作成に必要なあらゆることがわかります。

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請求書は手書きでも可能

電子化が進む現在でも手書きの請求書は有効です。これは、請求書のフォーマットが法律で定められているわけではないため、手書きでもPCを使ったExcelやセンキャクアプリを使って作成した電子請求書でも問題はありません。PCなどの電子機器の故障等が原因で、請求書の発行ができない場合に、手書きの請求書が役立つケースもあります。手書きの請求書は今でも多くのビジネスシーンで活用されています。

手書きのメリット・デメリット

メリット

手書きの請求書にはいくつかのメリットがあります。一つ目は、機器に依存しないため、突然の故障や電源問題で作業が止まるリスクが低いことです。二つ目は、手書きの請求書は個々のニーズに応じて柔軟に内容を変更できる点です。例えば、特定の取引先が独自の項目を請求書に追加したいという場合、手書きならばすぐに対応可能です。

デメリット

一方で、手書きの請求書にはデメリットもあります。一つ目は、時間がかかることです。特に、多くの請求書を発行する必要がある場合、手書きでは効率が悪い可能性があります。二つ目は、修正が難しく、ミスをした場合には新しい請求書を作成する必要があります。これは、特に納品先が遠方の場合や、締め切りが迫っている場合には大きな問題となり得ます。

請求書を手書きする際の必須項目

手書きの請求書に関わらず請求書の作成には、以下の項目が必須とされています。

• 請求先: 請求先の正確な名称と住所を記載します。これは、後でトラブルを避けるためにも重要です。

• 請求元: こちらも請求元の正確な名称と住所を記載します。特に、法人であれば会社名、個人事業主であれば氏名を明記する必要があります。

• 請求日と支払い期限: 請求日は商品やサービスが提供された日、支払い期限はその日から何日後に支払いが必要かを明記します。

• 品目と数量: 提供した商品やサービスの詳細を記載します。例えば、電気工事であれば「配線工事」、清掃業であれば「オフィス清掃」などです。

• 単価と金額: 商品やサービスの単価と、それに基づいた総金額を記載します。

• 税率と税額: 税率（例：10%）と、それに基づいた税額を計算して記載します。

請求書を手書きするときの注意点

文字のはっきりとした記載

手書きの請求書では、文字が読みにくいという問題がしばしば発生します。そのため、楷書体で、かつ大きめの文字を使用することが推奨されます。これにより、請求先が内容を正確に理解し、スムーズな支払いが行われる確率が高まります。

修正液や修正テープの使用は避ける

手書きの請求書で修正液や修正テープを使用すると、不正防止の観点から問題があります。修正が必要な場合は、新しい請求書を作成するか、誤りの部分を二重線で消して、正確な情報をその隣に記載する方法が一般的です。

二重線での訂正

訂正が必要な場面では、二重線を使用して誤りを明示的に示すことが重要です。その上で、訂正箇所の隣か下に正確な情報を記載し、それが訂正であることを明示します。

コピーの保管

手書きの請求書を発行した場合、必ずコピーを保管しておくことが推奨されます。これは、後日請求内容に問題が発生した場合や、税務調査の際に証拠として必要となるためです。

紙質とインクの選定

請求書は重要な書類であるため、インクがにじみにくい紙質を選ぶこと、そして耐水性のあるインクを使用することが望ましいです。これにより、何らかの事情で請求書が水濡れした場合でも、情報が失われるリスクを低減できます。

請求書の手書き以外の作成方法

オンライン請求書サービス

手書き以外で請求書を作成する方法として、オンラインの請求書サービスがあります。例えば、「センキャク」などの出張訪問型のサービス提供をしている事業者向けに作られているサービスが該当します。これらのサービスは、テンプレートを使用して短時間で請求書を作成できます。

エクセルやワードを使用

Microsoft ExcelやWordでも請求書を作成することが可能です。特にExcelは計算機能が豊富なため、複雑な請求内容にも対応できます。ただし、テンプレートを自分で作成する必要があるため、初めての方には少々ハードルが高いかもしれません。

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まとめ

この記事では、請求書を手書きで作成する際の各種ポイントを詳しく解説しました。手書きの請求書は有効ではありますが、多くの請求書を作成したり、取引先などの状況によっては受け入れてもらえないこともあります。現在であればセンキャクなどの業務管理ツールを利用するかExcelなどのサービスで請求書を作成することが望ましいです。あくまで手書きの請求書は最終手段として使うことをおすすめします。