事業を運営する際、重要な要素の一つが「経費管理」です。経費を適切に管理することで、収益の正確な把握や税負担の軽減が可能となります。しかし、経費にできるものとできないものの区別は難しく、誤った経費計上が事業に悪影響を及ぼすこともあります。この記事では、個人事業主の方に向けて経費の基本的な定義から、計上可能な費用、注意点についてわかりやすく解説します。

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経費とは何か？基本的な理解

経費の定義

経費とは、事業を運営するために使用したお金のことです。人件費や旅費交通費、広告宣伝費などがあり、所得税や法人税の計算時に控除される対象となります。法律では、必要経費に算入できる金額は、「総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額」、「その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額」とされています。例えば、清掃業者が業務上使用する洗剤や掃除用具の購入費用、移動に必要なガソリン代などです。これらは、事業運営に不可欠であり、経費として計上することで、事業の収益計算が正確に行われ、税負担を軽減することができます。

国税庁の経費に関する記事はこちら

経費計上のメリット

経費計上の大きなメリットは、税金を節約できることにあります。経費を売り上げから引くことで、課税対象となる利益額を減らすことができ、結果として支払う法人税や所得税の金額が少なくなります。このように経費計上することにより、資金を節約し、事業拡大のための資金を確保することができます。また、経費を適切に計上することで事業に関する支出が明確になり、財務状況の透明性が向上します。これは、正確な支出の把握や金融機関からの信頼度向上につながります。

経費にできるものとは？

• 原材料費

  商品やサービスの提供に必要な原材料の購入費用です。例えば、清掃業者が使用する掃除用具や洗剤、電気工事業者が使用する工具や部品の購入費用などがこれに該当します。

• 地代・家賃

  事業用に使用する土地や建物の賃貸料が経費として計上できます。

• 通信費・交通費

  通信費や交通費も、事業に関連するものであれば経費として計上できます。たとえば、顧客との連絡に使用する電話代や、現場への移動にかかる交通費が通信費・交通費に当たります。清掃業者が依頼先の現場に移動する際の電車代やガソリン代もこれに含まれます。

• 光熱費

  事業活動に必要な電気、ガス、水道などの光熱費です。

• 広告宣伝費

  事業の拡大や顧客の獲得を目的とした広告宣伝費も経費です。たとえば、チラシの印刷費用や、インターネット広告の費用、地域の広告媒体に掲載するための費用などが該当します。

• 人件費

  従業員やアルバイトに支払う給与やボーナスなどです。

• 福利厚生費

  従業員の慰安のための運動会や旅行などの費用は福利厚生費とされます。

• 会議費・交際費

  会議費とは会議や商談、打ち合わせで発生した費用で、場所代や資料代、弁当代、食事代などが含まれます。交際費は取引先との関係強化が目的で、会食費用やお中元・お歳暮などの贈答費用が含まれます。交際費は5,000円以下という上限があります。

事業で使用した自宅の家賃を経費にする

「家事按分（かじあんぶん）」という概念があり、個人の生活と事業の支出が混在する場合、その一部のみを経費として計上することが認められています。例えば、自宅を事務所として使用している場合、その家賃や光熱費の一部を経費として計上することが可能です。家賃の分配を求め方として、居住スペースと事業で使用したスペースの割合で求める方法と、事業で部屋を利用した時間の割合で求める方法があります。また自宅の電気料金、通信費や交通費も家事按分の考え方があり、事業で使用した分だけ経費にすることができます。

経費にできないものとは？

• 税金や保険料

  所得税や法人税、健康保険料は経費として計上することはできません。

• 個人的な支出

  個人的な支出は経費にすることはできません。事業に直接関係のない個人的な支出は、たとえその支出が事業の一環で発生したものであっても、経費として計上することはできません。たとえば、出張中に購入した個人用の服や、家族との外食費などが該当します。

• 事業に無関係な投資や贈答品

  事業と無関係な投資や高価な贈答品も経費にすることはできません。たとえば、事業とは無関係な株式投資や、事業に関連しない相手に対する高価な贈り物は、事業の必要経費として認められません。

経費計上における注意点

経費計上を行う際には、いくつかの注意点があります。まず、事業に関連しない支出を誤って経費として計上しないように注意する必要があるということです。業務用の器具や材料の購入は経費として認められますが、プライベートで使うために購入した商品は経費にはなりません。個人的な支出を事業経費として誤って計上した場合、税務署からの追徴課税やペナルティの対象となります。ほかには、経費として認められる支出であっても、取引の事実を証明する領収書やレシートがない場合には経費計上が認められないことがあるということです。経費計上をするためには領収書やレシートが必要になります。またそれらを正確に計算していくことが大切です。

センキャクのアプリを使うことで経費情報の保存から計算までをスマホ一つで行うことができます。

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まとめ

経費計上は事業運営において欠かせない要素です。適切に経費計上を行うことで節税や資金の効率的な活用が可能になります。また、正しい経費計上は事業の信頼性向上にもつながります。しかし、事業と個人の支出をしっかりと区別する必要があります。誤って経費計上をすると後に税務調査で問題になる可能性があります。そのため、経費として計上できる範囲や注意点を理解し、正確な書類管理を行うことが重要です。