デジタル技術を活用し、業務効率化と人手不足の解消を目指すDXは、清掃業界においても避けて通れない課題です。現場のデジタル化がもたらす未来を見据えて、DXの反対意見を考慮した進め方とその効果を解説します。

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DXとは

DXとは、「デジタル」と「トランスフォーメーション」の頭文字を取った言葉で、デジタル技術を活用して企業や組織の業務を大きく変革する取り組みを指します。

具体的には、まず、これまで紙で管理していた情報や手作業で行っていた業務をデジタル化し、データを蓄積します。その後、そのデータを活用することで、業務の効率化や顧客満足度の向上、さらには仕事の仕組み自体の改革を目指します。このような変革を通じて、企業全体の競争力を高めることがDXの最終的な目標です。

DXをわかりやすく解説！生活関連サービス業での具体的な取り組みとは？ >>

清掃業におけるDX導入の必要性

清掃業は、他の多くの出張訪問サービス業界と同様に、深刻な人手不足に直面しています。さらに、従業員の高齢化が進み、若い人材の確保が難しいという課題も抱えています。このような状況下で、清掃業におけるデジタル化やDX化は、業務効率の向上をもたらし、限られた人員でより多くの業務をこなすことができるようになります。

例えば、見積書や請求書の作成は事務所のコンピュータで行われていましたが、業務管理ツールを導入することで、クラウド上で必要な書類を現場で作成し、お客様にすぐに提示することが可能となります。さらに、清掃案件やお客様情報をデータ管理ツールに保存・蓄積することで、情報の共有化が進み、データ分析にも活用できるため、業務全体の改善や効率化に大きく貢献します。

清掃業においてのDXの手順

1. 事務所や現場での作業を洗い出し、現状の業務フローや課題を把握します。そして、記録ツールやIT機器をどこに適用するかを決めていきます。例えばiPadを導入し、業務管理ツールを用いることで、現場で見積書をお客様に見せたり、事務所の従業員に現場の状況を伝えることができます。

2. 導入したツールやIT機器を使ったことでどのような改善が見られたか、働き方がどう変わったのかを調査します。また、記録ツールに蓄積されたデータを活用して作業の傾向や効率性を分析し、問題点や改善点を見つけ出します。

3. データ分析の結果に基づいて、業務プロセス全体の自動化を進め、作業時間の短縮やミスの削減、効率向上を図ります。例えば、従業員の行動やメモをデータとして共有することで、効率の良い作業方法が周知され、従業員全体の仕事が効率化されます。

これにより、清掃業における全体的な業務の質が向上します。

事務所を巻き込んで進めるには

DXは、業務に大きな変化をもたらす取り組みです。そのため必ずといっていいほど、導入に反対する意見が出ます。また導入したとしても、従業員が活用せず、改善につながらない場合も多々あります。そのためDXを成功させるにはそういった反対派の反応に適切に対応して、事務所全体で進めていくことが重要になります。

反対派の心を変えるには

腹落ちを作る

その状況を改善するには、関係者全員を腹落ちさせる必要があります。

腹落ちとは、指示された内容に対して心から納得することを指します。つまり、他部門からの圧力に流されるのではなく、当事者が「やらないことによるデメリット」と「やることによるメリット」を明確に理解し、自分ごととして捉えることで初めて自主的な行動につながります。

明確なビジョンを作る

腹落ちを促進するためには、導入する側がDX導入によってどのような変化を期待し、目指しているのかを明確にビジョンとして提示することが重要です。例えば、「導入によって、残業時間を半分にする」といった具合です。また従業員全体が同じゴールを共有し、そこに向かって進むことができるよう、具体的な導入の手順や成果の見込みを提示することで、協力を得やすくなります。

管理者と現場両方にメリットのある方法をとる

DXに反対する人々が恐れているのは、既存の方法を捨てることで自身の仕事が増えたり、複雑化したりすることです。これを乗り越えるには、管理者だけでなく、現場の従業員もメリットを享受できるような施策が必要です。たとえば、業務の自動化やデジタル化により、日常業務の負担が軽減されることを丁寧に説明することで、不安を取り除くことができます。

事務所を巻き込んで進める具体的な方法

最初は方法を変えず、手段をデジタル化する

現場DXを進める際は、形式を変えずに道具だけをデジタル化することが重要です。人は新しいものに対して不安や抵抗を感じやすいため、反対意見にも配慮しながら徐々にデジタルツールに慣れることが必要です。

例えば、請求書や見積書を業務管理ツールに置き換えることで、書類の作成がスムーズになり、作業員の負担が軽減されます。また、顧客管理や受注業務といった現場以外の業務も、手帳や紙の書類からクラウド型のデジタルツールに移行することで、場所を選ばず情報を記録でき、全員がいつでも情報を共有できる環境を整えることが可能です。

導入するツールはだれでも使えるようにする

現場DXを進める際には、全ての従業員が使いこなせるシンプルで操作性の良いツールや機器を選ぶことが重要です。特定の人だけでなく、誰でも使えるものを導入することで、導入に対する不安を軽減し、スムーズにDX化を進められます。また、高齢化している現場では、直感的で少ない手間で操作できるツールが求められます。ツール選定時にはカスタマイズ性やサポート体制も確認し、自分たちで使いこなせる環境を整えることが大切です。

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まとめ

清掃業におけるDXは、現場作業の効率化や業務の質向上をもたらすだけでなく、経営全体の安定化にも寄与します。デジタルツールを活用して現場の進捗や問題点をリアルタイムで把握することで、迅速な意思決定が可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。今後の業界競争を勝ち抜くためには、現場の声を反映しつつ、企業全体でDXを進めることが不可欠です。DXによる業務改善の恩恵を最大限に活かすために、導入手順をしっかりと定めましょう。