清掃業でDXという言葉を耳にする機会は増えたものの、自社にどう当てはめればいいのかわからないという経営者は多いはずです。ホワイトボードや手帳、電話でのやり取りに慣れた事務所スタッフの理解を得られるか不安で、一歩を踏み出せない事業者も少なくありません。この記事では、清掃業や家事代行業などの現場作業を営む事業者が、事務所を巻き込みながらDXを進めるための具体的な方法を、実際の導入事例とともに紹介します。

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清掃業でDXが進まない理由

清掃業の多くは夫婦や少人数のスタッフで現場を回しており、ホワイトボードや手帳での管理に長年慣れています。今のやり方で大きな問題が起きていないなら変える必要はないと感じるのは自然な反応です。特に事務所を任されているスタッフほど、新しいツールを覚える手間や、操作を誤って顧客情報を失うリスクを警戒します。

ツール選定にかかる時間の確保も難しい問題です。日中は現場作業、夜は事務作業という生活の中で、複数のツールを比較検討する余裕がある事業者はほとんどいません。結果として「そのうち考えよう」という状態が何年も続き、人手不足や高齢化による事務負担の増加だけが進んでいくというケースが多く見られます。DXが進まない一番の理由は、技術的な難易度ではなく、今の運用を変える一歩を踏み出すことの負担が大きく見えてしまうことにあります。

紙管理から脱却した実際の導入事例

兵庫県加古川市でハウスクリーニングと空室クリーニングを営む株式会社カノンは、ホワイトボードでスケジュールを管理し、顧客情報は携帯電話の電話帳メモ欄に記録していました。外出先でメモを取り、事務所に戻って転記する二重作業が発生し、毎日21時から22時まで残業する状態が続いていたといいます。センキャク導入後は帰宅時間が18時半から19時になり、対応件数は感覚値で2倍以上に増えました。代表の大田様は「もう事務所に戻って予定を整理しなくていい。現場から直帰して、早くビールが飲めるようになりました」と話しています。

福岡県でハウスクリーニングを営むhacchiふくおかは、フランチャイズから独立したことで、それまで使っていた業務システムが一切使えなくなり、顧客の履歴情報も引き継げなくなった状態からセンキャクを導入しました。見積書の作成から案件化、完了、請求書発行までをアプリで一気通貫にできるようになり、残業はほぼゼロになったといいます。「17時に仕事が終わったら、17時5分には報告書を送ることができる」という変化は、紙やシステムに縛られていた頃には考えられなかったことです。

業種別のDX導入実例

清掃業と同じ出張訪問型サービス業でも、業種によって現場で起きている問題は異なります。ここではリフォーム業、便利屋業、家事代行業、害虫駆除業、水道修理業、造園業、電気工事業、内装業の8業種を例に、DX導入で解消しやすい課題を見ていきます。

リフォーム業、便利屋業、家事代行業、害虫駆除業の場合

リフォーム業は工事の規模が案件ごとに大きく異なり、施工前後の写真や図面、見積内容がバラバラに管理されがちです。紙の資料を現場に持ち出したまま忘れたり、施主への報告用の写真を探すのに時間がかかったりする悩みは多くの事業者に共通しています。案件ごとに写真と見積り、進行状況をひとつの画面で確認できるようにするだけで、施主への報告や社内での引き継ぎがスムーズになります。

便利屋業は1日に複数の小さな依頼をこなすことが多く、予定の組み方次第で移動時間や待ち時間に無駄が出やすい業種です。電話やメモ帳で予定を管理していると、似たような時間帯の依頼が重なっていることに気づかず、当日になって慌てるケースも起こります。スケジュールをデジタルで一覧管理できるようにすることで、依頼の合間の移動時間を見積もりやすくなり、1日にこなせる件数を増やしやすくなります。

家事代行業は同じ顧客のもとへ繰り返し訪問することが多く、家の中の物の配置や希望する作業内容といった細かい情報を覚えておく必要があります。担当スタッフの頭の中にしかない情報は、そのスタッフが休んだり退職したりすると引き継げなくなってしまいます。顧客ごとのメモや作業履歴を蓄積できる仕組みがあれば、担当が変わっても同じ品質の対応を続けられます。

害虫駆除業は気温や季節によって依頼が急増する時期があり、繁忙期には駆除後の再訪問対応の管理が後回しになりがちです。どの案件でいつ駆除を行い、保証期間がいつまでかを一覧で把握できないと、再発時の対応が遅れて顧客の不満につながってしまいます。案件ごとに駆除日と保証期間をひもづけて記録しておくことで、再訪問対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。

水道修理業、造園業、電気工事業、内装業の場合

水道修理業は突然の水漏れやトラブルへの対応が中心で、初めての依頼でもすぐに現場へ駆けつける必要があります。過去に対応した顧客からの再依頼であっても、以前どんな修理をしたかをその場で確認できないと、顧客に同じ説明を繰り返してもらう手間をかけてしまいます。過去の作業履歴をスマートフォンからすぐに検索できる状態にしておくことで、初回対応のスピードと質を両方高められます。

造園業は剪定や除草、植栽など案件ごとに作業内容が異なり、必要な道具や作業時間の見積もりが現場によって変わる業種です。過去にどんな作業をどれくらいの時間で行ったかの記録が残っていないと、次回の見積もりや人員配置の精度が上がりません。案件ごとの作業内容と所要時間を記録しておくことで、見積もりの精度を高めやすくなります。

電気工事業は法定点検や引き継ぎ工事など、案件によって必要な手続きや確認事項が異なる業種です。現場ごとの配線図や点検記録を紙で管理していると、後から確認する際に該当の資料を探す手間がかかります。案件に紐づけて写真や点検記録を残せる仕組みがあれば、トラブル時の原因確認や担当者間の引き継ぎがスムーズになります。

内装業は施主とのやり取りの中で仕様変更が発生しやすく、変更内容を関係者全員に正確に伝える必要がある業種です。口頭やメモでのやり取りが多いと、施工中に「言った言わない」のトラブルにつながりやすくなります。変更内容とやり取りの履歴を案件ごとに記録しておくことで、施主と現場スタッフの認識のズレを防ぎやすくなります。

事務所を巻き込んで進めるための手順

DX導入で最も難しいのは、ツールの選定そのものよりも事務所スタッフの理解を得ることです。まず取り組みたいのは、今のやり方で事務所スタッフが実際に困っていることを具体的にヒアリングすることです。転記作業が多い、電話での確認に時間がかかる、担当者が休むと対応できないなど、日々の小さな不満の中にDXで解消できる課題が隠れています。

次に、今の業務フローそのものを大きく変えずに、使っている道具だけをデジタルに置き換える提案をすることです。ホワイトボードに書いていた予定をアプリの画面に移すだけ、電話帳のメモをアプリの顧客情報欄に移すだけといった小さな変化であれば、事務所スタッフも受け入れやすくなります。いきなり全業務をシステム化しようとせず、一番負担になっている業務ひとつから始めるのが現実的です。

一部の案件やスタッフだけで試験的に運用し、うまくいった部分から範囲を広げていく進め方も効果的です。全社一斉導入で混乱するリスクを避けながら、実際に使ってみた感触を事務所スタッフ自身の言葉で共有してもらうことで、他のスタッフの抵抗感も下がっていきます。導入後は「残業時間がどれだけ減ったか」「顧客対応にかかる時間がどれだけ短くなったか」といった変化を数字で見せることが、事務所を巻き込み続けるための一番の説得材料になります。

センキャク導入前後の業務時間変化データ

センキャクを導入した清掃業の事業者からは、実際に次のような業務時間の変化が報告されています。

• 株式会社カノン（公開事例）は、帰宅時間が21時から22時だったのが18時半から19時に短縮し、対応件数は感覚値で2倍以上に増えた

• TRサービスは、エクセルや見積もりサイト、カレンダーアプリなど複数のツールに分かれていた管理業務がアプリ1つに集約され、紙で発行していた領収書もその場でショートメールやLINEから送れるようになった

• hacchiふくおか（公開事例）は、フランチャイズ独立でシステムが使えなくなった状態から導入し、残業がほぼゼロになった

いずれも受発注管理や勤怠管理、顧客情報の確認にかかっていた時間が大きく減ったという共通点があります。事務所での事務作業に追われていた時間を、現場対応や家族との時間に使えるようになったという声は、DX導入の効果を数字だけでなく生活の変化として示す材料になります。

まとめ

• 清掃業でDXが進まないのは技術の問題ではなく、事務所スタッフの不安や、変化にかかる負担の大きさに原因がある

• 紙管理からの脱却に成功した事業者は、残業時間の短縮や対応件数の増加という具体的な成果を得ている

• リフォーム業や便利屋業、家事代行業、害虫駆除業、水道修理業、造園業、電気工事業、内装業など業種ごとに起きやすい課題は異なり、それぞれに合った使い方から始めるとよい

• 事務所を巻き込むには、今の業務フローを大きく変えず、一番負担になっている業務ひとつから小さく試すのが現実的

• 導入後の業務時間の変化を数字で共有することが、事務所スタッフの理解を継続的に得るための鍵になる

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