「請求書や領収書を紙で保存していたけれど、今後もその方法で大丈夫なの？」と不安に感じていませんか？2022年の法改正により、電子取引に該当する書類は紙保存が認められず、電子データのまま保存する必要があります。

この記事では、清掃業や害虫駆除、家事代行といった出張訪問サービス業を営む小規模事業者の方でも無理なく対応できる、電子取引データの保存方法や具体的な対応例をわかりやすく解説します。最低限知っておくべき保存要件とその実践方法を、国税庁の資料も交えて丁寧に紹介します。

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電子取引とは

電子取引とは、メールやクラウドサービスなどを通じて、請求書や領収書といった取引関係書類を電子データで受け取る行為を指します。2022年の電子帳簿保存法の改正により、こうした電子取引に該当する書類は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存することが義務化されました。これにより、保存方法にも一定のルールが求められ、事業者は電子的な形式での保管体制を整える必要があります。

一般的な電子取引の例

メールで請求書（PDF）を受け取る

取引先からメールに添付されたPDF形式の請求書を受け取るケースです。紙に印刷して保存するだけでは違反となり、PDFのまま電子保存をすることが必要です。

クラウドサービスで見積書を共有する

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスを使って、見積書をデータでやり取りする場合です。電子データで保存する必要があります。

ECサイトや取引プラットフォームで受け取る領収書

Amazonやモノタロウ、仕入れサイトなどで購入後、アカウントページからダウンロードする領収書や請求書です。これらも電子取引に該当し、PDF等の電子データで保存が必要です。

電子取引の保存の要件

電子取引を電子データのまま保存するには、以下の３つの要件を満たす必要があります。

• 改ざん防止のための措置をとること

• 保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること

• 「⽇付・⾦額・取引先」の３つの要素で検索できること

それぞれの要件についての解説と簡単に対応できる方法を紹介します。

参考：電子帳簿保存法対応！令和６年１月以降の電子取引データの保存方法について｜国税庁

改ざん防止のための措置を取る

電子データで保存する際には改ざんの可能性があることから改ざん防止のための措置をとることが保存する際には必要です。いくつか方法がありますが、最も簡単な方法は改ざん防止のための事務処理規程を書類として作成して運用することになります。国税庁のホームページに参考資料として、Word形式で掲載されているので、そちらを自社用に加工して運用するのがおすすめです。

参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付ける

国税庁の電子取引一問一答によると、ディスプレイやプリンタの台数については、通常の業務遂行に必要な範囲で適切に設置されていることが前提とされており、「○○台が必要」といった具体的な要件は定められていません。ただし、税務調査時には、保存している電子データを速やかに提示できる体制が求められます。

このため、調査時には税務職員が優先的に、自社の端末（パソコンやタブレットなど）を使えるようにしておく必要があります。ただし、小規模事業者においては、そうした端末を業務に常時使用している場合が多く、それが現実的でないこともあります。そのような場合には、帳簿書類等のデータをコピーして提供する対応も認められています。

したがって、調査時にスムーズに対応するためには、電子取引データをあらかじめ1つのフォルダやファイルに整理し、すぐにコピーを提供できるようにすることが求められます。

「⽇付・⾦額・取引先」の３つの要素で検索できる

税務調査を円滑に進めるためには、電子取引データを日付・金額・取引先といった項目で検索できる状態にしておく必要があります。これは、保存義務のある電子データが、調査時に迅速に提示できるようにするためです。

国税庁では具体的な対応例として、次の2つの方法を挙げています。
1つ目は、Excelなどの表計算ソフトを使用して、日付・金額・取引先を記載した索引簿を作成する方法です。
2つ目は、各PDFファイルのファイル名に、日付・金額・取引先の情報を直接記載する方法です。（例　20250520_33000_○○商店）

より手軽に対応したい事業者にとっては、後者のファイル名に情報を記載する方法が現実的であり、特に小規模事業者にとって有効な選択肢となります。

参考：索引簿の作成例(Excel)｜国税庁

電子取引データ保存のルールに対応するまでの猶予措置

日々の業務に追われ、すぐに電子取引への正式な対応が難しい場合もあります。こうした状況を考慮し、国税庁では一定の猶予措置が認められています。具体的には、電子取引で受け取ったデータについて、税務署からの求めに応じてデータをダウンロードして提示・提出できること、またはデータを印刷した書面を提示・提出できることの両方に対応できる場合には、要件を満たしていなくても保存が可能とされています。

ただし、この対応はあくまで一時的な猶予措置に過ぎず、恒久的な方法として認められるものではありません。したがって、できるだけ早期に正式な保存要件を満たす環境を整えることが重要です。

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まとめ

電子取引とは、請求書や領収書などを電子データで受け取る行為を指し、2022年の法改正により紙保存は認められなくなりました。保存には「改ざん防止」「ディスプレイ等の備付け」「検索機能」の3要件を満たす必要があります。清掃業や害虫駆除業、家事代行といった出張訪問サービス業の事業者でも、ファイル名の工夫や国税庁のサンプル文書の活用により、負担を抑えて対応可能です。猶予措置もありますが、早期の対応が求められます。