顧客情報の管理ってどうすれば良いのだろうか。そのように悩む事業者のために、顧客管理の方法とツールの選び方を徹底解説します。清掃業や電気工事業など、出張訪問サービスを行う事業者が抱える課題を整理し、クラウドツールを活用した効率的な管理方法をご紹介します。

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杜撰な顧客情報の管理が引き起こす問題とは？

出張訪問型サービス業では、顧客ごとに異なる対応履歴や作業内容を正確に記録・管理することが求められます。しかし、管理が甘いとトラブルにつながるケースも多くあります。前回の利用内容が適切に把握できなけば、スムーズに作業に当たれず、次回の修理や清掃の呼びかけができないことがあります。こうしたミスは信頼を無くしたり、次回の利用のチャンスを逃す結果になります。

顧客情報とは？

顧客情報とは、顧客に関するあらゆる情報を指します。基本情報（氏名、住所、電話番号）はもちろん、作業内容、料金、クレーム対応、顧客の好みや注意点といった履歴情報も重要です。また、業種によって重要になる情報は異なることがあります。たとえば家事代行では食事の好みや食べられない食材を把握することがより重要になるため、データを優先的にとる必要があります。

顧客情報の管理の重要性

顧客情報をしっかりと管理することは、出張訪問型サービス業において非常に重要です。たとえば、前回の作業内容や対応履歴が記録されていれば、あらかじめ道具の準備ができ、スムーズかつ信頼感のあるコミュニケーションができます。また、前回の利用内容に基づいて、新しいサービスのご案内や次回の利用の呼びかけも可能になります。

さらに、顧客の年齢層、利用時間帯、依頼されるサービスの傾向などをデータとして蓄積すれば、売上分析や繁忙期の予測、スタッフ配置の最適化にもつながります。たとえば、顧客情報の集計から、高齢のお客様のご利用が多く、朝に予約が集中していると分かったとします。　その場合、始業時間をより早く設定し、早朝の予約を取るというような経営判断が可能になります。

顧客情報をうまく取るには

顧客のデータを集めるには、自然なタイミングでの聞き取りが効果的です。たとえば、挨拶時や作業中、終了時の会話の中でさりげなく質問する方法があります。また、情報を漏れなく集めたい場合は、スマホやパソコンなどで入力できる専用フォームや、手渡しができる簡単なアンケートも有効です。これらを組み合わせることで、効率よく正確なデータ収集が可能になります。

収集した情報を上手く管理するには

顧客管理は、紙ベースでは限界があります。特に、現場が多忙な出張型サービスでは、記録の抜け漏れや情報のバラつきが課題です。そこで、エクセルや顧客管理ツールを使うことがおすすめです。集計や検索が非常に楽になるだけではなく、複数人で情報を共有でき、バックアップやセキュリティ面でも安心です。

顧客情報の主な３つの管理方法

紙やノートでのアナログ管理

アナログ管理は導入が容易でコストがかからない反面、情報の整理や検索に時間がかかるというデメリットがあります。また集計や分析が難しいという側面があります。

Excelやスプレッドシートでの管理

ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、顧客情報の検索や分類など、基本的な管理はある程度可能です。ただし、関数やマクロを使いこなすには一定のパソコン知識が求められます。また、見た目のわかりやすさや、誰でも直感的に使える操作性の面では、専用の顧客管理ツールに比べて不便に感じることもあります。

クラウド型顧客管理ツールでの管理

クラウド型のツールは、有料にはなりますが、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、複数人での同時利用が可能です。スマホでも操作できるため、現場からの情報更新も簡単になります。利用したデータは自動で保存され、紛失のリスクも低減します。

クラウド型顧客管理ツールの選び方

クラウド型の顧客管理ツールを選ぶ際には、まず「自社が何を管理したいのか」を明確にすることが重要です。単に顧客情報を閲覧できればよいのか、それとも訪問履歴や対応状況、さらには請求書の作成まで業務全体を一元管理したいのかによって、最適なツールは異なります。必要な機能が揃っているかを確認し、自社の業務フローに合ったツールを選びましょう。

また、スマホやタブレットでも使いやすい操作性、月額料金の妥当性、無料お試しの有無などもチェックポイントです。さらに、他の業務アプリとの連携機能があると、管理の手間を大幅に削減できます。業種や事業規模に合ったツール選びが、業務効率化のカギとなります。

センキャクを使って顧客情報の管理を一元化！

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まとめ

顧客情報の管理は、業務効率だけでなく顧客満足度を左右する重要な要素です。出張訪問サービス業に合ったツールを選び、クラウド管理を活用して業務改善を進めましょう。