清掃業や害虫駆除、便利屋など、お客様のもとへ直接伺う出張訪問サービス業にとって、スケジュール管理は重要です。紙の手帳やホワイトボードを使ったアナログな管理方法もありますが、最近、デジタルでの管理のスケジュールが注目されています。

この記事では、現状のアナログ管理の課題を解説し、デジタルツールを導入することで得られるメリットを紹介します。さらに具体的な導入方法について、IT知識に自信がない方にも分かりやすく解説します。

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アナログなスケジュール管理の課題

手帳やカレンダー、メモ用紙やホワイトボードを使ったアナログなスケジュール管理は、一見手軽に思えるかもしれません。しかし、繰り返し手書きで予定を記入したり、変更のたびに修正や共有したりする手間は、想像以上に大きな負担です。主な課題を3つ紹介します。

リアルタイムでの連携が難しい

出張訪問サービス業では、複数のスタッフがそれぞれの現場を訪れるため、スケジュール共有が非常に重要です。事務所のホワイトボードにスケジュールを記載する方法では、外出中のスタッフが最新情報をリアルタイムで確認することは困難になります。

また急な依頼が入りやすい害虫駆除業では、急な依頼が入った場合、どのスタッフがいつ、どこで作業しているのかがすぐに分からなければ、迅速な対応は望めません。また、スタッフ間での情報共有が遅れることで、ダブルブッキングや訪問漏れといったトラブルにつながるリスクも高まります。

データの蓄積が難しい

アナログなスケジュール管理では、過去の履歴や関連情報を効率的に参照することが困難です。たとえば、昨年の同時期に清掃を依頼した顧客のデータや、過去の作業履歴を確認したい場合、古い手帳を引っ張り出したり、膨大な書類の中から探し出したりする必要があります。

特にリピート客が多い便利屋の場合、過去の作業内容や顧客からの要望といった情報が整理されていなければ、貴重なデータを活用できません。手帳や書類は検索がしにくく、蓄積されても活用しにくいという限界があります。そのため業務の改善や将来の計画立案において不利になる可能性があります。

変更・修正が手間

出張訪問サービス業において、スケジュールの変更や修正は日常茶飯事です。顧客からの急な時間変更の依頼や現場での作業時間の延長、天候不良による延期など、さまざまな要因で予定は常に変動します。

アナログな手帳やカレンダーの場合、これらの変更があるたびに線を引いて消したり、新しい情報を書き加えたりする必要があります。こういった作業は手間がかかり、修正忘れや誤記入といったミスにつながります。特に、複数のスタッフが関わる案件では、修正情報がきちんと共有されなければ、認識の違いからトラブルにつながる可能性があります。

スケジュール管理をデジタル化するメリット

正確な情報にすぐにアクセス可能に

デジタルツールを用いたスケジュール管理では、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォン、タブレットがあれば、いつでもどこでも最新のスケジュールにアクセスできます。それによって、現場や移動中の車の中でも、スマートフォンから空き状況を確認し、日程を調整できます。電話の応対から、スケジュールの調整・共有までをすぐに行えるようになります。

チーム連携を強化！リアルタイムな情報共有と共同編集

スケジュール管理ツールの大きな利点の一つは、複数のユーザー間でリアルタイムにスケジュールを共有し、共同で編集できる点です。

たとえば、害虫駆除のチームで複数の案件を抱えている場合、各メンバーの空き状況や移動経路を互いに把握できるため、急な依頼に対しても最適な担当者を速やかに割り当てられます。チームメンバーの誰かが予定を変更すれば、他のメンバーのデバイスにも即座に情報が同期されるため、常に最新の情報を共有しながら効率的に業務を進めることができます。これにより、情報伝達のミスや遅延を防ぎ、チーム全体の生産性を高めることが可能です。

予約・顧客情報のひも付けで業務効率が飛躍的に向上

スケジュール管理ツールの中には、センキャクのような顧客情報や予約内容、過去のサービス履歴などをスケジュールとひも付けて管理する機能を持っているものがあります。これにより、顧客とのコミュニケーションがスムーズになるだけでなく、前回の反省点を踏まえたより質の高いサービス提供につながります。また、顧客ごとの特性や要望を事前に把握できるため、現場での対応もより円滑になり、業務効率が飛躍的に向上します。たとえば、適切な顧客管理が必要な便利屋では、顧客からの再依頼が多いです。その時、過去の作業内容や支払い状況などをすぐに参照できるので、お客様に合わせた対応が可能になります。

繰り返しの予定設定とリマインダーで抜け漏れゼロへ

デジタルツールには、定期的に発生する予定を自動で繰り返し設定する機能や、予定時刻が近づくと通知するリマインダー機能が搭載されています。

実際にある事例として、毎月第3木曜日に実施する定期清掃の予定を一度設定すれば、以降は手動で入力する手間は不要です。また、訪問時刻の前に通知をしてくれる機能を設定しておくことで、うっかり予定を忘れてしまうといった事態を未然に防ぎます。これによって、訪問漏れや遅刻といったトラブルを減らすことができます。

迅速な対応と柔軟な調整

デジタルツールによるスケジュール管理は、顧客への迅速な対応と柔軟なスケジュール調整を可能にします。たとえば、顧客から急な日程変更の要望があった際、リアルタイムでスタッフの空き状況を確認し、その場で代替案を複数提示することができます。また、移動時間や次の訪問までの空き時間を可視化することで、急な追加作業の依頼にも対応しやすくなります。デジタルツールを介して顧客とのスムーズなやりとりを実現することは、信頼関係を深め、リピート率向上にもつながる重要な要素です。

スケジュール管理のデジタル化、導入の疑問を解消します！

どんなツールを選べば良い？目的別おすすめデジタルツール紹介

デジタルスケジュール管理ツールは多様であり、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。出張訪問サービス業に適したツールは、リアルタイム共有機能や顧客管理機能、モバイル対応の有無などが導入の判断基準となります。

これらのツールは、それぞれ特徴が異なりますが、まずは無料プランや試用期間を利用して、自社の業務フローに合うかどうかを試してみることをおすすめします。

ITが苦手でも大丈夫！スムーズなデジタル移行のポイント

「ITは苦手だから」とデジタル化をためらう必要はありません。スムーズな移行のためには、以下のポイントを押さえましょう。

• 段階的な導入

  最初から全ての業務をデジタル化しようとせず、まずはスケジュール管理の部分のみから始めるなど、段階的に進めることで従業員の負担を軽減します。

• シンプルなツールから始める

  多機能すぎるツールは使いこなすのが難しい場合があります。最初はシンプルな機能を持つツールを選び、慣れてきたら徐々に機能を拡張したり、より高度なツールへ移行したりすることを検討しましょう。

• 社内研修の実施

  新しいツールの使い方を学ぶための時間を設け、使い方に不安がある従業員へのサポート体制を整えることが重要です。たとえば、操作マニュアルの作成や、経験者によるOJT（職場内訓練）を実施するのも効果的です。

• 導入目的の共有

  なぜデジタル化が必要なのか、それによってどのようなメリットがあるのかを従業員全員で共有することで、前向きな姿勢で導入に取り組めます。

アナログとデジタルの最適な使い分けとは？

全てをデジタルに移行することが常に最善とは限りません。研究によっては、紙の手帳の方が記憶の定着に優れるといった結果も出ています。そこで、アナログとデジタルを組み合わせたハイブリッドな使い分けがおすすめです。

• 紙の活用

  週間や月間の大まかな計画立案、アイデア出し、長期的な目標設定など、思考を整理する際には紙の手帳やノートを活用することが考えられます。紙に書き出すことで、全体像を把握しやすくなり、新しい発想が生まれやすくなる効果も期待できます。

• デジタルの活用

  日々の細かな予定調整やリアルタイムでの情報共有、アラーム設定、過去の作業内容の検索など、効率性と即時性が求められる場面ではデジタルツールを活用します。たとえば、訪問先の詳細情報や顧客からの要望などはデジタルツールに記録し、いつでも参照できるようにしておくと便利です。

このように、それぞれのツールの強みを活かして使い分けることで、スケジュール管理の効率性と質を最大限に高めることが可能になります。

出典： 2021.3.19 紙の手帳の脳科学的効用について
東京大学大学院総合文化研究科、（株）日本能率協会マネジメントセンター、（株）ＮＴＴデータ経営研究所

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まとめ

デジタルツールを導入することで、リアルタイムな情報共有や業務効率の飛躍的な向上、顧客満足度の向上といった多くの恩恵を得ることができます。IT知識に不安がある方も、段階的な導入や適切なツール選びでスムーズな移行が可能です。