「年末になると予約が殺到して、どのお客様がいつだったか分からなくなる…」

「ダブルブッキングをしてしまい、お客様に迷惑をかけてしまった」

清掃業を営む方なら、繁忙期の予約管理に頭を悩ませた経験があるのではないでしょうか。

特に年末の大掃除シーズンは、通常の2〜3倍の依頼が集中します。この時期に予約管理を失敗すると、機会損失だけでなく、お客様からの信頼を失うことにもつながります。

この記事を読めば、繁忙期を乗り切るための予約管理術がわかります。

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清掃業の繁忙期カレンダー

清掃業には年に3つの繁忙期があります。

ポイント：年末は多くの業者が11月中にスケジュールが埋まり始めます。早期予約の促進が重要です。

繁忙期の予約管理で起こりやすいトラブル

トラブル1：ダブルブッキング

紙やExcelで予約を管理していると、更新のタイムラグや確認漏れでダブルブッキングが発生しやすくなります。

影響： お客様への謝罪、スケジュールの再調整、最悪の場合キャンセル

トラブル2：予約の確認漏れ

電話やLINE、メールなど複数のチャネルから予約が入ると、どこかで確認漏れが発生するリスクがあります。

影響： お客様を待たせる、信頼を失う

トラブル3：スタッフの過重労働

予約を詰め込みすぎると、スタッフに負担がかかり、サービス品質の低下やミスにつながります。

影響： サービス品質の低下、スタッフの疲弊

繁忙期を乗り切る5つの予約管理術

術1：早期予約を促進する

繁忙期の予約を分散させるために、2〜3ヶ月前からの予約を促進しましょう。

具体策

• 9月頃から「年末クリーニング早期予約」の案内を開始

• 早期予約特典（割引、優先予約枠など）を設定

• リピート顧客に優先的に案内

術2：予約可能枠を事前に設定する

「空いているところに入れる」のではなく、事前にスタッフごと・日ごとの予約可能枠を設定しておきましょう。

具体策

• 1日あたりの最大件数を決める

• スタッフの移動時間を考慮した枠設定

• バッファ時間を確保して急な対応に備える

術3：予約窓口を一元化する

電話、LINE、メール、予約サイトなど、予約の入り口は複数でも、管理は一箇所で行いましょう。

具体策

• すべての予約を一つのシステムに集約

• 受付後すぐにシステムに登録するルールを徹底

• 予約状況をリアルタイムで全員が確認できる環境を作る

術4：リマインド連絡を自動化する

予約日の前日や当日朝にリマインド連絡をすることで、ドタキャンを防ぎ、お客様の準備も促せます。

具体策

• 前日に確認メールやSMSを送信

• 当日朝に到着予定時刻を連絡

• 可能であれば自動送信機能を活用

術5：キャンセル待ちリストを活用する

繁忙期はキャンセル待ちが発生します。キャンセル待ちリストを管理しておくことで、空きが出た際にすぐに埋められます。

閑散期を活用した平準化戦略

繁忙期だけに注力するのではなく、閑散期の需要を掘り起こすことで、年間を通じた安定経営を目指しましょう。

予約管理システム導入で得られる4つのメリット

手作業での予約管理には限界があります。繁忙期を安心して迎えるために、予約管理システムの導入を検討しましょう。

まとめ：繁忙期を「稼ぎ時」にするために

繁忙期の予約管理を成功させるポイントをおさらいします。

適切な予約管理ができれば、繁忙期はストレスのない「稼ぎ時」に変わります。

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