エアコンクリーニングや電気工事といった出張訪問型サービス業を営む場合、顧客との良好な関係を築き、長期的に信頼関係を保つためには、適切な顧客管理が欠かせません。出張訪問型サービス業における顧客管理とは、顧客の氏名や住所、作業内容の履歴など、顧客に関するあらゆる情報を管理することです。リピート顧客の場合、過去のサービス履歴や特別な要求がわかるようになります。ほかにも製品の状態など、事前に当たりをつけることができ、過去の実績や経験から顧客に対して最適な作業や施工を提案が行なえます。この記事では顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリットや方法を紹介していきます。

Googleスプレッドシートで顧客管理をするメリット

アクセスの柔軟性

クラウドベースのツールであるためインターネットに接続されたデバイスからいつでもどこでもアクセスできます。これにより、オフィスから離れた現場や事務所でも顧客情報を確認することができます。

リアルタイムでの共同作業

複数のユーザーが同時に1つのスプレッドシートにアクセスして編集することが可能です。この機能によりチーム全体が常に最新の情報共有することができ、情報の齟齬や伝達ミスを防ぎます。エクセルの場合、同時編集をしようとすると違うファイルが作られるため、様々な現場に行く出張訪問型サービス業にとってはGoogleスプレッドシートのほうが便利です。

カスタマイズ性

セルの書式設定や行・列のサイズ、カスタム関数やスクリプトの追加などが可能で、自分のニーズに柔軟的、効率的に対応することができます。またグラフを作成することで、顧客の傾向などを視覚的に判断することも可能になります。

自動保存機能

自動保存の機能が備わっているため、データの消失を防げます。そのため機械のトラブルや人的なミスがあっても安心することができます。

テンプレート

Googleスプレッドシートには、顧客管理用のテンプレートがいくつか用意されています。これを利用することで、簡単に顧客管理表を作成できます。

フィルタリングとソート

データのフィルタリングやソート機能を使って、特定の条件に合致する顧客情報を簡単に抽出できます。

Googleスプレッドシートで顧客管理をするデメリット

インターネット接続が必要

オフラインモードもありますが、制限があり完全な機能を利用することはできません。そのためインターネット接続が不安定な環境では、アクセスや編集が困難になります。

データ容量の制限

データ容量の制限があるため、大きなデータを扱う場合容量不足によりスプレッドシートが重くなったりパフォーマンスが低下したりします。

Google スプレッドシートのテンプレートの利用手順

Google スプレッドシートのテンプレートを使う方法について説明します。テンプレートは、あらかじめ設定されたフォーマットや式が適用されたスプレッドシートで、簡単に作業を始めることができます。以下の手順で、Google スプレッドシートのテンプレートを利用できます。

1. Google スプレッドシートを開く: まず、Google スプレッドシートにアクセスし、Google アカウントでログインします。

2. テンプレートギャラリーを開く: Google スプレッドシートのホーム画面で、「テンプレートギャラリー」をクリックします。これにより、さまざまなカテゴリーに分類されたテンプレートが表示されます。もし、テンプレートギャラリーが表示されない場合は、Google スプレッドシートのテンプレートページにアクセスしてください。

3. テンプレートを選択: カテゴリ別に表示されたテンプレートから、使用したいテンプレートを選択し、クリックします。すると、そのテンプレートを使って新しいスプレッドシートが開きます。

4. テンプレートを編集: 開いたテンプレートに必要な情報を入力し、編集していきます。テンプレートには、事前に設定された数式やフォーマットが適用されている場合がありますので、それらを利用して編集を進めてください。

5. 名前と保存先を設定: テンプレートを編集し終えたら、左上の「無題のスプレッドシート」をクリックし、新しい名前を付けて保存します。また、保存先のGoogle ドライブのフォルダを変更したい場合は、ファイルメニューから「移動」を選択し、フォルダを選択して保存先を変更できます。

これで、Google スプレッドシートのテンプレートを利用して、効率的に作業を進めることができます。テンプレートをカスタマイズしたい場合は、自由に編集し、必要に応じて新しいテンプレートとして保存することもできます。

顧客管理におすすめのテンプレート

顧客情報を管理できるテンプレートを紹介します。業界・業種にあわせてカスタマイズが必要ですが、すぐに顧客情報管理ができるテンプレートになっています。

顧客関係管理ツール

このシートは使い方、ダッシュボード、連絡先、会社、案件、設定の6つのタブから構成されています。開くと最初に出てくる使い方のページにこの顧客管理ツール　レポートの使い方が書いてあるのでそれを参考にしながら使ってみてください。

以下はこのテンプレート内の各ページです

ダッシュボード

連絡先

会社

案件

設定

難しいと感じたら専用の管理ツールがおすすめ

専用の顧客管理ツールは、スプレッドシートでの管理のデメリットを解消し、使いやすくなっていることがほとんどです。自分でシステムを作る必要がなくすぐ使うことができます。スマートフォンアプリで提供されているものもあり、現場で確認・編集する際も操作しやすく、変更の通知が送られたりと情報共有も即時できます。またスケージュール管理や売上管理を同時に行うことができるものもあります。管理ツールを選ぶ際以下のことに注意することが重要です。

企業規模とニーズ

企業の規模やニーズに合ったツールを選ぶことが重要です。大企業向けの管理ツールは機能が豊富である一方、中小企業にはオーバースペックでコストが高くなる場合があります。中小企業向けには、必要な機能に特化したシンプルなツールが適していることがあります。

機能

必要な機能が網羅されているか確認し、自社の業務フローに合わせて運用ができるかを検討材料にしましょう。

他システムとの連携

既存のシステム（例：メール、カレンダー、営業支援ツールなど）と連携できるか確認し、効率的な業務運用を実現できるようにすることが重要です。

利用コスト

ライセンス料や導入コスト、運用コストを比較検討し、予算に合ったツールを選びます。また、初期費用が低く月額課金制のクラウド型ツールも検討することで、コストを抑えられる場合があります。

まとめ

この記事では、エアコンクリーニングや電気工事などの出張訪問型サービス業における顧客管理の重要性と、Googleスプレッドシートを利用した顧客管理のメリットとデメリットを解説しました。クラウドベースのスプレッドシートを活用することで、柔軟なアクセスやリアルタイムの共同作業が可能になり、顧客情報の一元管理が効率的に行えます。テンプレートの活用やカスタマイズによって、業務に合った顧客管理システムを構築しやすくなります。しかし、データ容量の制限やインターネット接続の必要性などのデメリットもあります。より高度な機能が必要な場合は、専用の顧客管理ツールの導入も検討しましょう。最適な顧客管理は、顧客との信頼関係を築き、ビジネスの成長に役立ちます。